در ایامی که لیست کارهایی که روزانه باید انجام دهیم، روز به روز در حال افزایش است، یادگیری اصول مدیریت زمان دیگر نه تنها یک مهارت جانبی، بلکه یکی از اساسی‌ترین رویکردهایی است که به آن نیاز داریم.
پس اگر می‌خواهیم در پایان هر روز با لیستی که از کارهای انجام نشده مواجه نشویم و بدانیم که چگونه مدیریت زمان داشته باشیم، حتما باید تکنیک‌های مدیریت زمان را بشناسیم.
با یک جستجوی ساده در اینترنت متوجه می‌شوید که ابزارهای مدیریت زمان، تا دلتان بخواهد فراوان هستند. اما همان‌طور که کسی با خریدن بهترین سرویس چاقو و لوازم آشپزخانه، یک آشپز درجه یک نمی‌شود، هیچ‌کس هم بدون آشنایی با تکنیک‌های مدیریت زمان و چگونگی به کار بردن آن‌ها، نمی‌تواند زمان خود را به درستی مدیریت کند؛ حتی با بهترین و گران‌ترین ابزارها.
مدیریت زمان چیست و چرا اهمیت دارد؟
احتمالا شما هم حداقل چند بار در طول زندگی خود، به این نتیجه رسیده‌اید که زمان کافی برای انجام کارهای خود را در اختیار ندارید. اما چرا این فکر به سراغ شما آمده است؟ آیا زمان کم است؟ یا کارها زیاد؟ اصول مدیریت زمان دقیقا قرار است یک پاسخ بینابینی به این دو سوال باشد:
«بر اساس مقاله‌ای که در وب سایت جیمز کلیر منتشر شده است، اصول مدیریت زمان ارتباط مستقیمی با بهره‌وری دارد و به معنی اولویت بندی کارها بر اساس اهمیت و سپس، تقسیم زمان برای انجام همه این کارها است»
در حقیقت مدیریت زمان قرار نیست به شما کمک کند که همه کارها را به سرانجام برسانید؛ بلکه باعث می‌شود با آگاهی درست از اهمیت کارها، زمان خود را به مهم‌ترین‌ها اختصاص دهید.
حال به این سوال می‌رسیم که مدیریت کردن زمان چرا اهمیت دارد؟ پاسخ این سوال در حالتی خود را به بهترین شکل نشان می‌دهد که شما از احساس کمبود وقت، در عذاب باشید. دقیقا زمانی که احساس می‌کنید کوهی از وظایف انجام نشده روی دوش شما تلنبار شده‌اند، همان زمانی است که بیش از همیشه قدر و اهمیت برنامه‌ریزی برای زمان و وقت خود را می‌دانید.
خواه این وظایف در خودآگاه شما را اذیت کنند یا در ناخودآگاه، بهرحال باعث برهم خوردن روتین روزانه و سیر تدریجی و هدفمند تفکر خواهند شد. فراموش نکنید تا زمانی که ذهن شما مملو از شلوغی است، مدیریت صحیح افکار و در نتیجه وظایفتان، تقریبا غیر ممکن است.
برخی از مهم‌ترین مواردی که اهمیت مدیریت زمان را به خوبی نشان می‌دهند عبارتند از:
- باعث بهبود عملکرد کلی شما می‌شود.
- می‌توانید کارها و وظایف خود را با کیفیتی بیشتر، به پایان برسانید.
- استرس شما با مدیریت بهینه زمان، به شکل قابل ملاحظه‌ای کاهش پیدا می‌کند.
- باعث افزایش اعتماد به نفس شما خواهد شد.
- فرصت ارتقای شغلی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
اجازه بدهید اهمیت داشتن مدیریت در گذر زمان را با یک مثال جلو ببریم: تصور کنید تمام ذهن شما درگیر قراری است که صبح امروز باید در آن حاضر شوید؛ از طرفی دیگر به مادرتان هم قول داده‌اید که سری به او بزنید. برای بعدازظهر هم حتما باید همسرتان را به خرید ببرید و در عین حال، سخت به دنبال زمانی هستید که رمان شب‌های روشن داستایوسکی را به پایان برسانید!
اگر با تکنیک‌های مدیریت زمان آشنا نباشید، هیچ از کارهای آن را روز را با بهترین کیفیت ممکن تمام نخواهید کرد.
به یاد داشته باشید که تنها انجام دادن کارها در زمان مقرر شده را نمی‌توان غایت و هدف مدیریت زمان دانست. بلکه انجام آن کارها با بهترین کیفیت ممکن، چیزی است که ما به آن نیاز داریم و کمبود وقت، بزرگترین دشمن رسیدن به این هدف خطیر است.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
دوباره به مثل قبل برگردیم خود را در قالب همان آدم که سرش به شدت شلوغ بود بگذاریم. به نظر شما در چه شرایطی، وقت کافی برای تمام کردن همه کارهای یاد شده را نخواهید داشت؟
4 پاسخ ساده برای این سوال وجود دارد؟
- برخی از افراد به طور کلی با اصول مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها، آشنایی ندارند
- کارهای اضافه و غیر ضروری را وارد روتین روزانه خود می‌کنند
- انباشت کارهای انجام نشده باعث افزایش اضطراب و اتلاف هرچه بیشتر زمان می‌شود
- نداشتن قدرت نه گفتن، باعث تحمیل وظایف بی‌اهمیت و کاهش بهره‌وری می‌شود
اصلی‌ترین و شاهد مهم‌ترین دلیل برای کمبود زمان، عدم آشنایی کافی با اصول مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها است. البته نگران نباشید؛ چون نظریه‌های فراوانی درباره چگونگی برنامه‌ریزی برای انجام کارها و مدیریت زمان وجود دارند که در دوره «تربیت مدرس شکوفایی» به همه آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
دومین دلیل اینکه دچار کمبود زمان می‌شویم، این است که کارهای اضافه و غیر ضروری را بی‌دلیل وارد برنامه روزانه خود می‌کنیم. شما در نظر دارید که راس ساعت 3 بعدازظهر و دقیقا بعد از پایان قرار کاری، به دیدار مادر خود بروید. حال اگر در این ساعت مجبور شوید به اجبار و تنها به دلیل نداشتن قدرت نه گفتن، یک ساعتی را با یکی از همکاران خود بگذارید چه ؟
دقیقا همان کار اضافه سبب می‌شود که همه برنامه‌های شما با یک ساعت تاخیر اجرا شده و در نتیجه، برای حداقل آخرین کار خود، زمان کافی نخواهید داشت. این دقیقا همان زمانی است که شما بر اثر کمبود زمان، شب با ناراحتی و استرس، به کار نکرده خود (مثلا نخواندن رمان شب‌های روشن).
مورد دیگری که باعث می‌شود با کمبود زمان مواجه شوید، کمال طلبی یا کمال‌گرایی در انجام کارها است. ما گفتیم اصول مدیریت زمان یعنی اینکه کارها به بهترین شکل انجام شوند؛ اما هرگز نگفتیم که هیچ چیزی شما را راضی نکند. اگر سعی کنید همزمان و در یک شب همه خریدهای روزانه خود را انجام دهید؛ دیگر چه وقتی می‌ماند که شب قبل از خواب، با خیال راحت استراحت کرده و از شاهکار داستایوسکی لذت ببرید؟
بیشتر بخوانید: خودباوری چیست؟
عدم مدیریت صحیح کارها هم دیگر عاملی است که به راحتی زمان شما را مانند یک گودال بی‌انتها می‌بلعد. بعضی از کارها را به افراد دیگر بسپارید و گاهی هم قدرت نه گفتن داشته باشید. برای هر کار بر اساس اهمیت و وسعتی که دارد، به اندازه کافی وقت اختصاص دهید تا در پایان شبانه‌روز، سرتان را با خیال راحت روی بالش بگذارید.
یک مورد را هم فراموش نکنید: همه چیز را همگان نمی‌دانند!
قرار نیست شما به صورت غریزی همه راهکارهای موثر برای یک زندگی بهتر را بدانید. گاهی وقت‌ها نیاز است که از دانش و تخصص افراد متخصص و کارآزموده استفاده کنید. پس اگر احساس می‌کنید همیشه استرس نداشتن وقت را دارید، وقت آن است که تکنیک‌های مدیریت زمان را در یک دوره جامع و حرفه‌ای فرا بگیرید.
اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟
برخی از بهترین روش‌ها و مدت‌های مدیریت زمان عبارتند از:
- تئوری دیوید آلن
- تکنیک برایان تریسی
- ماتریس مدیریت زمان کاوی
در ادامه به صورت مختصر به بررسی این 3 تئوری مهم خواهیم پرداخت:
یکی از بهترین و شناخته شده‌ترین روش‌ها و تئوری‌ها درباره اصول مدیریت زمان، به روش «دیوید آلن» معروف است. تئوری دیوید آلن درباره مدیریت کردن زمان و لزوم مدیریت اصولی کارها، بر یک اصل اساسی استوار است:
وقتی قدم بعدی هر کاری مشخص است، ذهن ما درگیر و مشغول نخواهد بود.
و این به ما ذهن مانند آب که قهرمانان ورززشی خصوصا قهرمانان ورزشهای رزمی به آن می رسند، اعطا می کند.
در دیدگاه دیوید آلن، مدیریت زمان یک اصلاح اشتباه است؛ زیرا این زمان نیست که برای مدیریت کردن آن باید تلاش کنیم. بلکه ما باید افکار و مهم‌تر از آن کارهای خود را به درستی سروسامان دهیم.
تئوری دیوید آلن که به GTD مشهور است، بر اصول و فاکتورهای زیر استوار است:
- شما باید حتما یک لیست از کارهای روزانه خود را آماده کنید.
- به شکل کاملا شفاف، توانایی‌های خود را در نظر داشته باشید.
- قدم بعدی هر کار را دقیقا مشخص نمایید.
- بر اساس نکته بالا، هر کاری پیش می آید از همان ابتدا تصمیم بگیرید الان انجام می دهید، برای بعدا برنامه ریزی می کنید، کی قرار است انجام شود و ...؟
- تا حد توان سعی کنید در پیگیری کارها و تعهدهای خود، نهایت سخت‌گیری را به خرج دهید.
- یک تعادل مناسب بین کارهای شخصی و شغلی خود ایجاد کنید.
مدیریت بهینه زمان، با بیرون آوردن افکار و نوشتن آن‌ها روی کاغذ شروع می‌شود. بخشی از استرس و اضطراب فلج کننده‌ای که از بابت کمبود زمان داریم (همین عامل خود دوباره سبب کمبود بیشتر وقت می‌شود) معلول افکار درهم و برهم و نامنظم است. نوشتن افکار درباره کارهایی که باید انجام دهیم، از دو جهت برای ما سودمند است:
- سبب می‌شود به روشنی بفهمیم که چه کارهایی اهمیت دارند و کدام کارها را می‌توانیم از برنامه روزانه خود حذف کنیم
- خود به عنوان یک عامل انگیزشی، باعث می‌شود نسبت به شروع کارهایمان اقدام کنیم
در جریان یک دوره‌ی حرفه‌ای که بر اساس تجربه آماده شده باشد، به خوبی فرا می‌گیریم که چگونه مدیریت زمان داشته باشیم و کارها و وظایف را بر اساس اهمیت درجه بندی کنیم و برای هر کدام از آن‌ها به اندازه کافی زمان بگذاریم. این دقیقا همان‌چیزی است که شما به تنهایی بعید است از پس آن بربیایید؛ نه شما بلکه اکثر افراد این توانایی را ندارند.
مارک تواین می‌گفت که اگر اولین کاری که هر روز صبح انجام می‌دهید خوردن یک قورباغه زنده باشد، می‌توانید روز خود را با رضایت از دانستن اینکه احتمالا بدترین اتفاقی است که در طول روز برای شما رخ می‌دهد، سپری کنید.
حالا این نقل قول چه ربطی به مدیریت کردن بهینه کارها دارد را بر اساس مقاله ای از وب سایت برایان تریسی برای شما توضیح می‌دهیم: قورباغه شما دقیقا همان «مهم‌ترین کارهای شبانه روز است که هر روز صبح باید آن را بخورید.» به این معنی که، هر روز صبح و قبل از شروع هر کاری، دقیقا تعیین کنید که امروز چه کارهایی را باید به ترتیب اولویت انجام دهید.
بیشتر بخوانید: توسعه فردی چیست؟
یکی دیگر از تکنیک‌های شناخته شده برای مدیریت اصولی کارها، به «ماتریکس کاوی» مشهور است.
این ماتریکس به 4 بخش مساوی تقسیم شده که هر کدام از آن‌ها نشان دهنده چگونگی تقسیم زمان برای انجام کارها بر اساس اهمیت آن‌ها است. این ماتریکس در حقیقت نشان‌دهنده زمان شما است که البته قابل تغییر نیست؛ با این وجود، می‌توانید مدت هر کدام از چهار قسمت را بر اساس زمانی که برای انجام آن صرف می‌کنید، تغییر دهید. 4 ربع ماتریکس کاوی به صورت زیر هستند:
- فوری و مهم : کارها و وظایف مهمی که باید بلافاصله و با سرعت انجام شوند.
- فوری نیست اما مهم است: کارهایی که اگرچه زمان انجام آن‌ها مطرح نیست؛ اما بهرحال مهم هستند.
- فوری است اما مهم نیست: کارهایی که به ظاهر فوری هستند؛ اما در حقیقت، اهمیت زیادی ندارند.
- نه فوری است و نه مهم: نه زمان انجام آن‌ها مهم است و نه اهمیتی هم دارند.
اکنون به مثال خود برگردیم: قرار کاری هم فوری است و هم مهم. ملاقات مادر هم فوری است هم مهم. خرید با همسر مهم است اما فوری نیست. کتاب خواندن هم به همین ترتیب، مهم است اما فوری نیست. اما گپ زدن با همکار نه فوری است نه مهم. خوابیدن چند ساعته بعدازظهر احساس می‌کنیم فوری است؛ اما اصلا مهم نیست.
اکنون باید یاد بگیرید که چگونه اهمیت این کارها را درجه‌بندی کنید (باور کنید همیشه هم به این سادگی نیست!). از طرفی دیگر، یک دوره مدیریت اصولی زمان به ما می‌گوید که چگونه مدیریت زمان داشته باشیم و برای هر کدام از آن‌ها، با توجه به اصول و تکنیک‌های کلیدی، زمان اختصاص دهیم.
دوره تربیت مدرس شکوفایی آکادمی شهاب اناری
در قسمت‌های قبل، چندین بار به اهمیت حضور در دروه‌های تخصصی مدیریت زمان، اشاره کردیم. اگر به دنبال یک دوره جامع برای فراگیری همه روش‌ها و تکنیک‌های موثر در مدیریت زمان و کارهای خود هستید، می‌توانید از «دوره تربیت مدرس شکوفایی» آکادمی شهاب اناری استفاده کنید.
دوره تربیت مدرس شکوفایی که توسط دکتر شهاب اناری برگزار می‌شود، یک دوره جامع موفقیت و رسیدن به شکوفایی همه جانبه است که در آن، می‌توانید هرآنچه که برای رسیدن به هدف‌ها و رویاهای خود به آن نیاز دارید را به صورت یک‌جا بیاموزید. مدیریت زمان هم به عنوان یکی از فاکتورهای اصلی و ضروری برای موفقیت، در این دوره به صورت کامل برای شما عزیزان، تشریح و بررسی خواهد شد.
دکتر شهاب اناری با 25 سال سابقه در زمینه آموزش موفقیت، در این دوره تخصصی، به شما نشان می‌دهد که چگونه با چند تغییر ساده اما کاربردی در روتین فکری و عملی خود، به راحتی و با مدیریت بهینه زمان، به همه کارهای مهم خود برسید و پله‌های موفقیت را با سرعتی چند برابر طی نمایید.
کلام آخر
زمان نه کم می‌شود و نه زیاد؛ پس چرا بعضی‌ها در نزدیکی ما هستند که انگار چند برابر ما در طول شبانه‌روز زمان دارند و به همه کارهای خود می‌رسند. در حالی که ما برای اجرای کارهای روتین روزانه خود هم زمان نداریم؟ پاسخ این سوال را در این مقاله به شما عزیزان دادیم و امیدواریم هرچه زودتر، شما هم معجزه مدیریت زمان را در زندگی خود احساس کنید.
