لیست کارهای عقب‌افتاده، پروژه‌های تلنبار شده و اصطلاح دقیقه نودی‌بودن ما را به یاد فهرست بلند بالا از کارهایی می‌اندازد که باید تا الان چندبار به انجام می‌رسیدند اما همچنان به تعویق افتاده‌اند. در زمان‌هایی که تمامی کارها به یکدیگر پیچیده‌اند و نمیدانیم کدام یک بر آن یکی ارجحیت دارد؛ مهارتی به نام «اولویت بندی کارها» برای کمک به ما پا به میدان می‌گذارد. سوالی که پیش می‌آید این است: «آیا این مهارت آموختنی است و روش‌های مختلفی برای انجام آن وجود دارد؟»
در ادامه این مقاله، به این سوال مهم پاسخ می‌دهیم و با اهمیت اولویت‌بندی در محل کار و زندگی و انواع شیوه‌های آن آشنا خواهیم شد.
اهمیت اولویت‌بندی کارها در محل کار و زندگی
برای بسیاری از ما پیش آمده است که در محل کار و زندگی روزمره با فهرستی از کارها روبرو شویم که ندانیم کدام یک فوریت بیشتری دارد و باید در اولویت اول ما قرار بگیرند؛ به همین دلیل با استرس تکمیل‌نکردن وظایف کاری یا نرسیدن به‌موقع به یک قرار مهم مواجه شده‌ایم.
اگر لیست بلند بالایی از کارهای انجام‌نشده در ذهن خود داشته باشید انجام‌دادن مسئلهٔ جدید برایتان بسیار دشوار خواهد بود. با اولویت‌بندی کارها در زندگی نه‌تنها وظایف در زمان مناسب به اتمام می‌رسند بلکه میزان بازدهی هر کار نیز بیشتر می‌شود.
هنگامی که عبارت اولویت‌بندی کارها را می‌شنویم بدون استثنا به یاد مدیریت زمان می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌افتیم. در واقع به طور دقیق‌تر می‌توان گفت که اولویت‌بندی جزئی از مهارت مدیریت زمان است. امروزه ابزارهای بسیاری برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی مانند اپلیکیشن‌های موبایل و دسکتاپ، پلنر‌ها، تقویم‌های هشداردهنده (گوگل کلندر) و… وجود دارد اما مهم‌تر از داشتن ابزار، یادگیری و درک عمیق این مهارت است و یادگرفتن اینکه چگونه کارهای‌مان را اولویت‌بندی کنیم؟
دکتر دیردروف (استاد مدیریت و کارآفرینی دانشگاه هاروارد) در این باره مثال جالبی می‌زند: «اگر شما تمامی تجهیزات پیشرفتهٔ آشپزی را به فردی که چیزی آن بلد نیست بدهید یک شبه سرآشپز حرفه‌ای نخواهد شد.»
یادگیری اولویت بندی در کارها می‌تواند در پیشرفت شغلی ما تغییرات شگرفی ایجاد کند و به زندگی روزمره ما نیز آرامش و نظم به خصوصی ببخشد.
انواع روش‌های اولویت‌بندی در کارها
اولویت‌بندی با تعاریف مختلفی شناخته می‌شود و روش‌های بسیاری برای انجام آن توسط افراد مشهور حوزهٔ مدیریت و کارآفرینی طراحی شده است؛ در ادامه به روش‌های اولویت بندی کارها و موثرین شیوه‌های انجام آن می‌پردازیم.
روش اولویت‌بندی برایان تریسی
بسیاری از شما اصطلاح معروف «قورباغه‌ات را قورت بده» را شنیده‌اید؛ اما این تکنیک چگونه می‌تواند در اولویت‌بندی کارهای روزانه به ما کمک کند؟
در واقع قورباغهٔ هر فرد مهم‌ترین و سخت‌ترین کاری است که ممکن است آن را به تعویق بیاندازد. به‌عنوان مثال در اولویت‌بندی روزانه، اگر ۲ کار مهم پیش روی خود دارید، ابتدا از بزرگ‌ترین، سخت‌ترین و مهم‌ترین آن شروع کنید و سپس تا زمانی که تکمیل نشده است به سراغ کار دیگری نروید.
سوال بسیاری از افراد پس از اولویت‌بندی کارها این است که حالا چگونه می‌توانند قورباغهٔ خود را پیدا و قورت دهند؟ برای انجام هرچه موثرتر این کار، موارد زیر را مدنظرتان قرار دهید:
- کارتان را بدون تعلل و فکر اضافی در ابتدای صبح آغاز کنید؛
- نگرش مثبت داشته باشید؛ در هنگام انجام وظایف خود، وقتی تجربیات، افکار و احساسات مثبتی دارید، مغز شما هورمون اندروفین ترشح می‌کند که باعث ایجاد احساس شادی، رضایت و لذت می‌شود. این احساسات میزان تمرکز و بهره‌وری را بالاتر می‌برد و به کار شما سرعت می‌بخشد؛
- اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت تعیین کنید و برای رسیدن به آن‌ها صبور باشید؛
- ذهن مانند یک ماهیچه است و تمرین بیشتر باعث قوی‌ترشدن آن خواهد شد. هرچه در انجام روتین روزانهٔ برنامه‌تان استمرار بیشتری به‌خرج دهید، ذهن شما نیز نسبت به آن متعهدتر می‌شود.
روش اولویت‌بندی دیوید آلن
دیوید آلن دیدگاهی نو نسبت به اولویت‌بندی کارها دارد. او به جای مدیریت زمان از اصطلاح «مدیریت فکر» استفاده می‌کند. با توجه به این رویکرد وقتی شما فکر می‌کنید زمانی برای انجام کارهای خود ندارید؛ در واقع کارهایی که برای خود تعیین کرده‌اید بیشتر از میزان توانایی‌هایتان است.
پس به جای گشتن به دنبال انواع راهکارهای مدیریت زمان بهتر است بیاندیشید چه وظایف سنگینی به صورت آگاهانه و ناآگاهانه در ذهنتان تلنبار شده است که شما را تحت فشار قرار می‌دهد. تا وقتی که ذهن شما مملو از شلوغی است، همچنان با فهرستی از وظایف به‌هم‌ریخته که تکمیل آن‌ها برایتان دشوار است، روبرو می‌شوید. برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان با نوشتن کارها روی کاغذ شروع کرد.
برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان از روش GTD دیوید آلن استفاده کرد. این شیوه شامل پنج مرحله است که به شما کمک می‌کند کارهای خود را بدون استرس در موعد مقرر به پایان برسانید.
۱) ثبت: همهٔ کارهایی را که هر لحظه از شبانه‌روز وارد فکر و ذهنتان می‌شود، یادداشت کنید. این شیوه باعث می‌شود ذهنتان از فشار و شلوغی رها شود و به صورت خلاقانه فکر کنید.
۲) بررسی: کارهای ثبت‌شده را بررسی کنید و دربارهٔ اینکه کدام یک قابل انجام‌دادن هستند و چگونه باید انجام شوند، تصمیم بگیرید. اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد، همان لحظه انجامش بدهید؛ اگر نیاز به برنامه‌ریزی داشت، آن را به فهرست بعدی منتقل کنید و اگر نیاز به اطلاعات بیشتر بود، آن را به فهرست مطالعات منتقل کنید. اگر نمی‌خواهید یا نمی‌توانید کاری را انجام دهید، آن را حذف یا به فهرست شاید/روزی منتقل کنید.
۳) سازماندهی: کارهای منتقل‌شده به فهرست‌های مختلف را براساس اهمیت، مهلت تحویل و شرایط لازم برای انجام آن‌ها، اولویت‌بندی کنید. برای هر کار یک عمل قابل اجرا تعریف کنید و آن را به فهرست «برای انجام» منتقل کنید. برای هر پروژه یک هدف و چندین عمل قابل اجرا تعریف کنید و آن‌ها را به فهرست پروژه منتقل کنید. برای هر مسئولیت یک هدف و چندین پروژه تعریف کنید و آن‌ها را به فهرست مسئولیت منتقل کنید.
۴) بازبینی: فهرست‌های خود را حداقل یک بار در هفته به صورت منظم بازبینی کنید و ببینید چه تغییرات و به‌روزرسانی‌هایی لازم است. همچنین فعالیت‌های خود را با هدف و مسئولیت های خود بسنجید و سطح پیشرفت‌تان را ارزیابی کنید.
۵) انجام: عمل قابل اجرای مناسب را در هر لحظه براساس شرایط موجود انتخاب و اجرا کنید. برای این کار می‌توانید از فهرست «برای انجام» خود استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان
روش اولویت‌بندی اریک دیردروف
طبق تحقیقاتی که اریک دیردروف (یکی از استادان مدیریت دانشگاه هاروارد) انجام داده است مدیریت زمان متشکل از ۳ مهارت آگاهی، اولویت‌بندی و سازگاری است. اکثر مردم مدیریت زمان را تنها با اولویت‌بندی می‌شناسند و به همین دلیل در برنامه‌ریزی‌های خود با شکست‌های پی‌درپی روبه‌رو می‌شوند. در این تحقیقات – که بر روی ۱۲۰۰ نفر انجام شد -، مشخص شد که برای انجام کارها داشتن هر ۳ مهارت الزامی است اما اولویت‌بندی و سازگاری از اهمیت بیشتری برخوردار است:
آگاهی: تفکر واقع‌بینانه درمورد میزان زمان و توانایی خود در انجام هر کار؛
اولویت‌بندی: سازماندهی اهداف، برنامه‌ها و وظایف برای استفاده موثر از زمان؛
سازگاری: سازگاری با وقفه‌های ایجادشده در برنامه یا به‌هم‌خوردن ترتیب اولویت‌بندی.
روش ماتریس آیزنهاور در اولویت‌بندی کارها
ماتریس آیزنهاور (یا ماتریس استفان کاوی) یکی از روش‌هایی است که در بالابردن میزان بهره‌وری در اولویت‌بندی کارها استفاده می‌شود. در این روش بهره‌وری به معنای انجام کارهای بیشتر نیست، بلکه به معنای انجام تمامی کارها در مدت زمان‌های مقرر شده و بیشترین بازدهی است. با افزایش بهره‌وری، تمرکز و سرعت شما در انجام هرکار افزایش پیدا خواهد کرد و در نتیجه کارهای اولویت‌بندی‌شده با نظم و بازدهی قابل قبولی انجام می‌شوند.
جدول اولویت بندی کارها به روش ماتریس استفان کاوی به شکل زیر است:
|
اولویت اول: کارهای فوری و مهم کارهای فوری (اهمیت زمانی) نیاز به اقدام سریع دارند اما وظایف مهم روزمره که انجام‌ندادنشان پیامدهای منفی بلندمدتی برای شما دارند هم مهم هستند. هم مهم هستند، در ابتدای فهرست خود یعنی در این بخش قرار دهید. زمان کمی باقی مانده است؛ خود قبل از جلسهٔ روز بعد؛ |
اولویت دوم: |
|
اولویت سوم: کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند باید توجه داشت که کارهای قسمت اول و سوم را با یکدیگر اشتباه نگیرید. در این بخش وظایفی را که فوریت دارند اما پیامدهای منفی قابل توجهی ندارند، می‌توانید قرار دهید و آن‌ها را به دیگران بسپارید. مثال: پاسخ به یک تماس تلفنی یا پیامک غیرضروری؛ خرید هدیه برای جشن تولد؛ انتشار مقالات روی سایت. |
اولویت چهارم: کارهایی که فوری و مهم نیستند کارهایی که دارای اهمیت زمانی نیستند همچنین در صورت انجام‌ندادن آن‌ها با عواقب خاصی روبه‌رو نخواهید شد. مثال: تماشای تلویزیون؛ چک‌کردن شبکه‌های اجتماعی؛ مرتب‌کردن کتاب‌های قفسه خود؛ تغییر رنگ دیوار اتاق خود؛ خرید یک لباس جدید برای خود. |
دسته‌بندی این وظایف باعث جلوگیری از اتلاف زمان می‌شود.
به گفتهٔ استفان کاوی برای استفادهٔ هرچه بهتر از این ماتریس بهتر است برنامهٔ خود را به صورت هفتگی تنظیم کنید. همچنین نکات دیگری که هنگام استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها باید رعایت کنید عبارتند از:
۱) یک فهرست از وظایف روزانه، هفتگی و ماهانهٔ خود تهیه کنید؛
۲) تاریخ آخرین مهلت انجام هر کار را یادداشت کنید؛
۳) کارها را از لحاظ اهمیت زمانی بررسی و مرتب کنید.
۴) وظایف خود را در جدول اولویت‌بندی ماتریس دسته‌بندی کنید.
می‌توانید از این ساختار ماتریسی برای انجام فعالیت‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: رشد فردی چیست؟
نکات ضروری برای افزایش بهره‌وری در اولویت‌بندی
پس از یادگیری اولویت بندی و طراحی جدول ماتریس آیزنهاور رعایت این نکات برای افزایش بهره‌وری و تمرکز بسیار ضروری است:
۱) مدیریت انرژی: اگر کمی فکر کنید متوجه خواهید شد که بیشترین بازدهی شما در هر کار در چه ساعاتی از روز است و در نتیجه می‌توانید با زمان‌بندی مناسب برای هر وظیفه، انرژی خود را بهینه‌تر و برای انجام کارهای مهم‌تر مصرف کنید؛
۲) برنامه ریزی روزانه: هر شب قبل از خواب ۱۰ دقیقه زمان برای آماده‌سازی برنامهٔ روز بعد اختصاص دهید؛
۳) چک نکردن شبکه‌های اجتماعی: به شبکه‌های اجتماعی و ایمیل خود تا قبل از ظهر سر نزنید. غرق‌شدن در این برنامه‌ها یکی از بزرگ‌ترین عوامل حواس‌پرتی و از دست‌دادن زمان است؛
۴) استفاده نکردن از تلفن همراه: در هنگام انجام کارهای ضروری، تلفن همراه خود را در فاصلهٔ دورتری از خود قرار دهید. این استراتژی ساده باعث «از بین‌نرفتن تمرکز در حین کار» و کاهش میل به چک‌کردن پیام‌های متنی یا شبکه‌های اجتماعی می‌شود.
۵) تنظیم دمای اتاق: در مکانی خنک کار کنید. دمای بالا همیشه باعث احساس گیجی و تنبلی می‌شود. برای افزایش تمرکز و بازدهی مکان خود را تغییر دهید.
۶) نحوه نشستن در هنگام کار: هنگامی که قوز کرده‌اید، قفسهٔ سینه‌تان در حالت جمع‌شده قرار می‌گیرد و دیافراگم شما به انتهای ریه‌هایتان فشار می‌آورد؛ این موضوع مانع از تنفس آسان و عمیق شما می‌شود. برای تنفس آسان‌تر صاف بنشینید یا بایستید؛ در این حالت، مغز شما اکسیژن بیشتری دریافت می‌کند و می‌توانید بهتر تمرکز کنید.
۷) داشتن روتین روزانه: برنامهٔ صبحگاهی هر فردی به شکل متفاوتی شروع می‌شود؛ معمولا افراد صبح خود را با خوردن یک لیوان آب خنک، انجام مدیتیشن، دوش آب گرم و… آغاز می‌کنند. همین کارهای کوچک به مغز شما سیگنال می‌دهد که روز شما شروع شده است. همچنین روتین روزانه باعث می‌شود بر کمبود انگیزه غلبه کنید و حتی وقتی تمایلی به انجام کاری ندارید، آن‌ها را طبق برنامه به پایان برسانید.
دوره تربیت مدرس شکوفایی شهاب اناری
اگر شما هم تا کنون نمی‌دانستید چگونه کارهای خود را به طور مؤثر مدیریت کنید یا در حین انجام‌دادن کارها بهره‌وری بیشتری داشته باشید، به احتمال زیاد نیاز دارید تا مهارت‌های «مدیریت زمان» و «اولویت‌بندی کارها» را به‌صورت تخصصی یاد بگیرید. خوشبختانه این مهارت قابل آموختن است و یادگیری آن برای همه افراد به خصوص مدیران کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک یک امر حیاتی است.
اولویت‌بندی، یکی از سرفصل‌های مهم دوره تربیت مدرس شکوفایی دکتر شهاب اناری است که به‌صورت تخصصی و مبتنی‌بر به‌روزترین منابع علمی مدیریتی و روانشناسی به موضوعاتی مانند رازهای مدیریت زمان و اولویت‌بندی، رازهای هدف‌گذاری پیشرفته، راز کرونوبیولوژی و افزایش تمرکز و… می‌پردازد.
البته اولویت‌بندی تنها یکی از ۲۶ سرفصلی است که در این دوره جامع به آن پرداخته می‌شود؛ همچنین مدرک صادرشده برای فارغ‌التحصیلان آکادمی کوچینگ شهاب اناری مورد تایید ICF کانادا است.
