عملکرد بهتر به معنای فروش بیشتر، افزایش سود و بهرهوری بالاتر کارمندان و مدیران سازمان است. چه اخیرا کسبوکاری راه اندازی کرده باشید چه سال‌ها صاحب شرکت باشید شما به بهبود عملکرد سازمان خود نیاز خواهید داشت. فرقی نمی‌کند که کسب‌و‌کارتان بزرگ است یا کوچک، دچار مشکل است یا نه؛ در تمامی حالات شما به بهبود عملکرد مستمر در سازمان خود نیاز دارید.
در این فرایند تمامی جنبه‌های کسب‌و‌کار شما ارزیابی شده و مشخص میشود کدام بخش عملکرد بهتری دارد و برای بخش‌هایی از سازمان که عملکرد آن ضعیف است، یک نقشهٔ راه روشن برای آن چیزی که باید بهبود یابد، ارائه میشود.
برای آشنایی با فرایند بهبود عملکرد سازمان و روش‌های آن در این مطلب با آکادمی کوچینگ شهاب اناری همراه باشید.
بهبود عملکرد سازمان و اهمیت آن
بهبود عملکرد شکلی از توسعه سازمانی بوده که بر روی کارایی و اثر بخشی‌های کسب‌و‌کار متمرکز است و رقابت سازمانی را تقویت می‌کند. به بیان دیگر از سایت لینکدین می‌توان گفت: «بهبود عملکرد در سازمان یک فرایند سیستماتیک بوده که هدف آن افزایش عملکرد با تمرکز و افزایش بهرهوری تمام اجزا برای رسیدن به اهداف مهم تجاری است.»
بهبود یا مدیریت عملکرد مزایا و نتایج مثبت بسیاری برای یک سازمان دارد اما به طور کلی می‌توانیم آن را به ۳ مورد زیر طبقه بندی کنیم:
۱) نتایج تجاری بهتر در سازمان
در فرآیند بهبود عملکرد سازمان، اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمان همسو میشود. این همسویی ضمانت می‌کند که مجموعه کار مفید کارکنان در طول سال در جهت موفقیت سازمان باشد. بنابراین بهبود عملکرد باعث ایجاد نتایج مثبتی در سازمان خواهد شد.
۲) کاهش هزینه‌های سازمان
از اهداف فرآیند بهبود عملکرد سازمان، افزایش بهرهوری و توسعه مهارت کارکنان است. افزایش بهرهوری کارکنان موجب کاهش خطاهای کاری، دوباره‌کاری و… میشود. این موارد در کاهش هزینه‌های کلی سازمان موثرند.
۳) افزایش مشارکت کارکنان
طی فرآیند بهبود عملکرد سازمان، رواط موثری بین مدیر و کارکنان و مابین کارکنان یک سازمان ایجاد میشود. این تعاملات باعث ایجاد روحیه، انگیزه و افزایش رضایت شغلی میشود که در نتیجه با وجود محیطی سالم، مشارکت نیز افزایش خواهد یافت.
نقش مدیر در بهبود عملکرد سازمان
در مقاله‌ای که تحت عنوان اهمیت بهبود عملکرد سازمان‌ها در مجله اینترنتی فوربز منتشر شده است، آریجانا کوسکارووا (مدیر عامل و بنیان‌گذار ….) بیان می‌کند که هدف اصلی یک سازمان کسب درآمد و رسیدن به سوددهی است و این درآمدها توسط افرادی که در هر مجموعه مشغول به‌کار هستند، جذب میشود. کارمندان، مشتریان را جذب می‌کنند و مشتریان به خاطر کارمندان به برند شما وفادار می‌مانند. طبق این گفته می‌توان اذعان داشت که یک سازمان با کارمندان خود به موفقیت دست می‌یابد. اما تنها کارمندان نیستند که در این چرخه نقش دارند؛ بلکه شیوهٔ مدیریتی قابل، می‌تواند تمامی نتایج را تغییر دهد.
«نقش مدیر» در عملکرد تیم حیاتی است و تعیین‌کنندهٔ موفقیت یا شکست در پیشبرد اهداف است:
- او مسؤل توسعهٔ استراتژی سازمان و چشم‌انداز آن است؛
- ارتباطات موثر و ایجاد محیطی همدلانه توسط مدیر شکل می‌گیرد؛ دیدگاه‌های متفاوت در یک سازمان همیشه وجود دارد اما این مدیر است که آن‌ها را سازماندهی می‌کند و به یک نوآوری جدید دست می‌یابد.
- در موقعیت‌های استرس‌زا و بحرانی که کارکنان روحیه ضعیفی دارند، مدیر است که می‌تواند با کنترل وضعیت و حمایت افراد، شرایط را به سمت درستی هدایت کند؛
- مدیر مانند یک کاپیتان کشتی است. این کاملا درست است که کشتی بدون کارکنان خود نمی‌تواند به مسیرش ادامه دهد ولی اگر کاپیتان نباشد که مسیر را هدایت کند، کارکنان نیز در میانهٔ راه به علت سردرگمی یا خطاهای کاری غرق می‌شوند.
بیشتر بخوانید: مدیر در نقش کوچ چگونه رفتار می‌کند؟
امروزه نقش کارمندان در یک سازمان غیر قابل انکار بوده و حتی فرآیند بهبود عملکرد سازمان هم بر روی بهرهوری، رضایت شغلی و سایر موارد برای کارکنان استوار است. تنها کسی که می‌تواند این فرایند را عملی کند مدیر آن سازمان است؛ در واقع ما نمی‌توانیم تاثیر مدیریت و کارمندان را بر روی یک سازمان حذف کنیم. مدیران شایسته در جهت پیشرفت سازمان خود و برای بهبود عملکرد آن همیشه به فکر احساس رضایت و بهرهوری کارکنان هستند و با حمایت از آن‌ها و پرورش تیمی فعال و بر پایهٔ اعتماد، باعث ایجاد روابط موثر می‌شوند.
راهکارهایی برای بهبود عملکرد سازمان
بهبود عملکرد سازمان باعث افزایش رضایت شغلی در کارکنان، کاهش هزینه‌های کلی و سوددهی بالا میشود. مدیرانی که در صنعت تجارت موفق هستند، همیشه حتی در زمان موفقیت خود نیز به‌طور مداوم به بهبود عملکرد سازمان خود اهمیت داده‌اند. پس بسیار ضروری است این فرآیند در تمامی کسب‌و‌کارها عملی شود.
در ادامه چندین راهکار را برای بهبود عملکرد سازمان بیان می‌کنیم:
۱) سپردن اختیارات: برای پرورش یک تیم موثر باید با نحوه صحیح تفویض اختیار آشنا باشید. ابتدا نقاط ضعف و قوت کارمندان خود را بشناسید و مطمئن شوید که توانایی لازم را برای انجام وظایف محول‌شده دارند. از شکست آن‌ها در پروژه‌های کاری عصبانی نشوید زیرا هر شکست باعث کسب تجربهٔ ارزشمند و ابتکارات جدید خواهد شد. با سپردن مسولیت‌های کلیدی به اعضای تیم به آن‌ها احساس ارزشمندی و مشارکت بیشتری می‌دهید.
۲) مشارکت در تصمیم‌گیری: از اعضای تیم برای مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها دعوت کنید. این کار هم باعث تقویت احساس ارزشمندی و تعهد کارکنان شده و هم موجب یافتن راه‌حل‌های خلاقانه میشود. تمامی افراد را به شرکت در بحث تشویق کنید و دیدگاه‌های متفاوت را در نظر بگیرید. پس از ارائهٔ نظرات مختلف به یک نقطه نظر مشترک برای یک هدف مشترک برسید.
۳) بر روی جزئیات تمرکز نکنید: تحقیقات نشان می‌دهد یکی از مشکلات مدیران در برخورد با کارکنان خود، تمرکز بر روی وظایف جزئی و کوچک‌ترین مسائل مربوط به هر فرد است. سعی کنید کمی به کارمندان خود فضا بدهید و اجازه دهید در مسائل کاریشان تجربه کسب کنند. این آزادی باعث کسب تجربه، تعهد بالا و در نتیجه بازدهی خواهد شد. «مدیریت خرد» باعث کاهش بهرهوری و روحیهٔ پایین میشود. سعی کنید بیشتر زمان خود را بر روی اهداف سازمانی صرف کنید.
۴) ارتباط موثر: ارتباطات موثر بر روی عملکرد تیم بسیار تاثیر گذار است. هنگام برقراری ارتباط با کارکنان خود سعی کنید همدل باشید و فعالانه به نگرانی و استرس‌های آن‌ها گوش کنید. این رویکرد باعث ایجاد مشارکت و پویایی تیم میشود.
۵) سیستم پاداش شایستگی: برای افزایش انگیزه و عملکرد در سازمان، می‌توانید سیستمی ایجاد کنید که براساس آن کارمندان اگر طی زمان مقرر وظایف خود را به بهترین نحو تحویل دهند پاداش دریافت کنند. در این‌صورت سازمان از پویایی و عملکرد بالا برخوردار خواهد شد.
۶) بازخوردهای صحیح بدهید و درخواست‌های خود را به صورت شفاف مطرح کنید: برای دادن بازخورد، منتظر دوره‌های بررسی سالانه نباشید و به‌طور منظم نظرات خود را به کارمندان منتقل کنید. این کار باعث ایجاد روابط موثر با آن‌ها خواهد شد. نظرات و درخواست‌های شما باید مشخص و قابل اجرا باشد. به طور مثال از گفتن «کارت خوب بود» اجتناب کنید. به‌صورت جزئی بازخورد و درخواست خود را مطرح کنید: «تو در نمایشگاه هنگام مذاکره بر روی فروش بسیار عملکرد خوبی داشتی»
بیشتر بخوانید: کوچینگ سازمانی چیست؟
۷) هدف داشته باشید: داشتن هدفی مشترک برای یک سازمان باعث یکپارچگی و عملکرد بالا میشود. طبق گزارش هاروارد بیزینس ریویو، ۸۹ درصد از مدیران بر این باورند که هدف مشترک باعث رضایت بالای کارکنان شده است همچنین ۸۱ درصد از مدیران معتقدند که شرکت‌های هدف‌محور خدمات و محصولات باکیفیت‌تری ارائه می‌دهند.
به اعضای تیم خود بگویید چگونه فعالیت‌های فردی آن‌ها باعث پیشبرد اهداف کلی سازمان شده است و در این باره مثال‌های عینی بزنید. توضیح دهید که تلاش آن‌ها چه تاثیر مثبتی در جامعه دارد تا تمامی تیم احساس هدفمندی در چرخه را داشته باشند.
۸) با اصالت و معتبر باشید: از جمله ویژگی‌های مهم مدیران برای رهبری درست یک سازمان داشتن اعتبار در بین اعضای آن است. در مطالعاتی که در مجله توسعه رهبری و سازمان منتشر شده است، نشان می‌دهد کارکنانی که مدیر خود را معتبر می‌دانند از رضایت شغلی بالایی برخوردارند. توانایی الهام‌بخشیدن، تقویت انگیزه، صداقت و… از جمله ویژگی‌های یک مدیر معتبر است.
۹) اهداف واضح و قابل دستیابی را دنبال کنید: تحقیقات نشان می‌دهد که یکی از ویژگی‌های مدیر خوب، داشتن چشم‌انداز و استراتژی واضح برای تیم خود است. اهداف واقع گرایانه را انتخاب کنید. سپس یک نقشه راه از وظایف کوچک و قابل عملیاتی‌شدن تهیه کنید. در انتها فرایند کلی را به مجموعه کارهای قابل انجام، تبدیل‌کرده و به کارکنان خود محول کنید.
۱۰) از توسعهٔ فردی و حرفه‌ای حمایت کنید: تشویق کارمندان به ادامهٔ تحصیل، یادگیری و تقویت مهارت‌هایشان می‌تواند برای سازمان مفید باشد و میزان بهرهوری کارکنان را افزایش دهد. بر اساس گزارشی از مشخص شده است که ۷۵ درصد از کارمندان، در دوره‌های آموزشی که مدیران به آن‌ها توصیه می‌کنند، شرکت می‌کنند.
۱۱) در موقعیت‌های بحرانی آرامش خود را حفظ کنید: هنگام مواجهه با چالش‌های تجاری آرامش خود را از دست ندهید. سعی کنید مدیران شجاع بزرگی را که در سالیان اخیر از چنین چالش‌های عبور کرده‌اند، تصور کرده و شجاعت خود را تقویت کنید.
دوره تربیت مدرس شکوفایی شهاب اناری
اگر شما صاحب کسبوکاری هستید که در شرایط اقتصادی امروز با مشکلات فراوانی روبرو شده است و اصلا نمی‌دانید چه کاری برایش انجام دهید یا حتی اگر فکر ایجاد کسب‌و‌کار جدیدی را در سر خود دارید؛ باید ابتدا با علم بهبود عملکرد سازمان آشنا باشید. این مهارت و دانش به شما در پیشبرد اهداف کاریتان کمک‌های چشمگیری خواهد کرد.
دوره تربیت مدرس شکوفایی دکتر شهاب اناری یکی از جامع‌ترین دوره‌های آموزشی در این زمینه است که هم مدیران می‌توانند برای بهبود عملکرد سازمان خود آن را بگذرانند و هم سایر افراد با یادگیری آن می‌توانند در زمینهٔ رشد و توسعهٔ سازمانی کسب‌و‌کارهای دیگر فعالیت کنند. تمامی مدارک صادرشده از آکادمی کوچینگ شهاب اناری مورد تایید فدراسیون جهانی کوچینگ (ICF) است و علاقه‌مندان پس از گذراندن دوره تحول فردی و اخذ مدرک می‌توانند به عنوان مدرس تحول فردی و سازمانی مشغول به‌کار شوند.
